در بسیاری از سازمانها، هدفها در یک ابزار تعریف میشوند، پروژهها در محیطی دیگر مدیریت میشوند، وظایف در پیامرسانها و فایلهای مختلف پیگیری میشوند و گزارش عملکرد نیز بهصورت جداگانه تهیه میشود. نتیجه، پراکندگی اطلاعات، پیگیریهای متعدد و فاصلهای است که میان «آنچه سازمان میخواهد به آن برسد» و «کارهایی که واقعاً در حال انجام است» ایجاد میشود.
تسکینو چیست؟
تسکینو برای یکپارچهکردن مسیر هدفگذاری، برنامهریزی، اجرا و پایش طراحی شده است؛ سامانهای برای مدیریت اهداف، پروژهها، وظایف و اجرای کار که ارتباط میان بخشهای مختلف مدیریت و اجرای فعالیتها را در یک محیط واحد برقرار میکند.
در تسکینو میتوان مسیر را از هدف و OKR آغاز کرد، آن را به پروژهها و وظایف اجرایی متصل نمود، زمان و هزینه انجام کارها را ثبت و مدیریت کرد و در نهایت با استفاده از گزارشها و داشبوردهای مدیریتی، میزان پیشرفت و عملکرد را پایش کرد.
در کنار این زنجیره اصلی، تسکینو امکاناتی برای مدیریت سازمان و تیمها، اسناد و فایلها، پشتیبانی مشتریان و اعلان و اطلاعرسانی فراهم میکند تا بخشهای مختلف مدیریت و اجرای کار در یک محیط یکپارچه کنار هم قرار بگیرند.
معماری اصلی تسکینو
تسکینو کمک میکند فاصله میان «میخواهیم به کجا برسیم» و «الان چه کاری در حال انجام است» کوتاهتر شود؛ از هدفگذاری تا اجرا و از اجرا تا نتیجه.
ماژولهای اصلی تسکینو
۱. مدیریت اهداف و OKR
تسکینو امکان تعریف، مدیریت و پایش اهداف سازمانی، تیمی و فردی و نتایج کلیدی OKR را فراهم میکند. در این بخش میتوان اهداف را در سطوح مختلف تعریف کرد، نتایج کلیدی مرتبط با هر هدف را مشخص نمود و میزان پیشرفت و تحقق آنها را پایش کرد.
همچنین با ایجاد ارتباط میان هدف، نتیجه کلیدی، پروژهها و وظایف، مسیر تبدیل اهداف سازمان به اقدامات اجرایی شفافتر میشود و سازمان میتواند ارتباط میان آنچه میخواهد به آن برسد و کارهایی که برای رسیدن به آن انجام میدهد را مشاهده و مدیریت کند.
مهمترین قابلیتها
- تعریف اهداف سازمانی
- تعریف اهداف واحدها و تیمها
- تعریف اهداف فردی
- تعریف نتایج کلیدی (Key Result)
- تعیین مقدار هدف و مقدار فعلی
- پایش میزان تحقق نتایج کلیدی
- مشاهده ارتباط اهداف در سطوح مختلف سازمان
- ارتباط اهداف با پروژهها
- ارتباط اهداف و نتایج کلیدی با وظایف
- مشاهده اقدامات مرتبط با تحقق اهداف
- جستجو و فیلتر اهداف
- جستجو و فیلتر نتایج کلیدی
- فیلتر اهداف بر اساس تیم و واحد سازمانی
- مشاهده وضعیت تحقق اهداف
۲. مدیریت پروژهها
تسکینو امکان ایجاد، برنامهریزی و مدیریت پروژههای سازمان را در یک محیط یکپارچه فراهم میکند. برای هر پروژه میتوان اطلاعات اصلی، اعضای تیم، مسئول پروژه، زمانبندی، وضعیت، میزان پیشرفت، فعالیتها و مستندات مرتبط را مدیریت کرد.
مدیران میتوانند وضعیت پروژههای مختلف را در یک نگاه مشاهده کنند و اعضای تیم نیز به اطلاعات و فعالیتهای مرتبط با پروژه دسترسی داشته باشند. به این ترتیب، اطلاعات پروژه به جای پراکنده بودن در فایلها، پیامرسانها و ابزارهای مختلف، در یک فضای مشخص و قابل پیگیری قرار میگیرد.
مهمترین قابلیتها
- ایجاد و مدیریت پروژهها
- ثبت اطلاعات و مشخصات پروژه
- تعیین مدیر یا مسئول پروژه
- تعیین اعضای پروژه
- برنامهریزی و زمانبندی پروژه
- تعیین وضعیت پروژه
- ثبت و مشاهده میزان پیشرفت پروژه
- مدیریت فعالیتهای مرتبط با پروژه
- ارتباط پروژه با اهداف و OKR
- مشاهده وظایف مرتبط با پروژه
- ثبت فایلها و مستندات پروژه
- ثبت توضیحات و سوابق پروژه
- مشاهده وضعیت کلی پروژه
- جستجو و فیلتر پروژهها
۳. مدیریت وظایف و کارها
تسکینو مدیریت کارهای روزمره و فعالیتهای اجرایی را ساده و شفاف میکند. مدیران و اعضای تیم میتوانند وظایف را ایجاد کرده، مسئول انجام آن را مشخص کنند، اولویت و زمانبندی تعیین کنند و روند انجام کار را تا رسیدن به نتیجه پیگیری نمایند.
هر وظیفه میتواند اطلاعات کاملی مانند توضیحات، وضعیت، مسئول، پروژه مرتبط، زمان شروع و پایان، میزان پیشرفت، فایلها و سوابق پیگیری را در خود داشته باشد. در نتیجه هر فرد میداند چه کاری، توسط چه کسی، با چه اولویتی و تا چه زمانی باید انجام شود.
مهمترین قابلیتها
- ایجاد و مدیریت وظایف
- تخصیص وظیفه به افراد
- ارتباط وظیفه با پروژه
- ارتباط وظیفه با هدف یا Key Result
- تعیین مسئول انجام کار
- تعیین اولویت وظیفه
- تعیین تاریخ شروع و سررسید
- مدیریت وضعیت وظیفه
- ثبت میزان پیشرفت
- ثبت توضیحات و پیگیریها
- پیوست فایل و مستندات
- ثبت سوابق فعالیت و تغییرات
- مشاهده کارهای افراد و تیمها
- جستجو و فیلتر وظایف
۴. مدیریت زمان و هزینه کار
تسکینو امکان ثبت و مدیریت زمان صرفشده برای فعالیتها و پروژهها را فراهم میکند. کاربران میتوانند زمان انجام کارهای خود را ثبت کنند و مدیران نیز با استفاده از این اطلاعات، میزان زمان مصرفشده در پروژهها، فعالیت تیمها و عملکرد افراد را بررسی و تحلیل کنند.
همچنین با تعریف نرخ ساعتی افراد و در نظر گرفتن نرخهای متفاوت برای پروژهها یا دورههای زمانی مختلف، میتوان هزینه نیروی انسانی صرفشده برای انجام فعالیتها و پروژهها را محاسبه کرد.
مهمترین قابلیتها
- ثبت زمان صرفشده برای وظایف و فعالیتها
- ثبت ساعات کاری افراد
- ثبت زمان در سطح پروژه و وظیفه
- مشاهده زمان صرفشده توسط افراد و تیمها
- گزارش زمان مصرفشده در پروژهها
- تعریف نرخ ساعتی افراد
- مدیریت نرخهای ساعتی با تاریخ اعتبار
- امکان تعریف نرخ متفاوت برای پروژههای مختلف
- محاسبه هزینه نیروی انسانی بر اساس زمان ثبتشده
- تحلیل هزینه نیروی انسانی پروژهها
- استفاده از اطلاعات زمان برای گزارشهای مدیریتی
۵. گزارش کار و داشبوردهای مدیریتی
تسکینو اطلاعات مربوط به پروژهها، وظایف، زمان صرفشده، اهداف و فعالیت تیمها را به دادههای قابل گزارش تبدیل میکند. مدیران میتوانند به جای اتکا به گزارشهای شفاهی یا فایلهای پراکنده، وضعیت اجرای کارها، میزان پیشرفت پروژهها، فعالیت افراد و تیمها و سایر اطلاعات موردنیاز خود را در قالب گزارشها و داشبوردهای مدیریتی مشاهده و تحلیل کنند.
این قابلیت به مدیر کمک میکند ابتدا تصویر کلان سازمان را ببیند و سپس در صورت نیاز تا سطح پروژه، تیم، فرد یا وظیفه وارد جزئیات شود.
مهمترین قابلیتها
- ثبت و مشاهده گزارش کار
- گزارش وضعیت پروژهها
- گزارش وضعیت وظایف
- گزارش میزان پیشرفت فعالیتها
- گزارش عملکرد افراد و تیمها
- گزارش زمان صرفشده
- داشبورد مدیریتی
- گزارشهای تحلیلی
- مشاهده اطلاعات در سطوح مختلف سازمان
- جستجو و فیلتر اطلاعات
- امکان مشاهده جزئیات اطلاعات گزارشها
ماژولهای تکمیلی تسکینو
۶. مدیریت سازمان و تیمها
تسکینو با تمرکز بر کار تیمی، امکان مدیریت اعضای سازمان، تیمها و ساختار همکاری آنها را فراهم میکند. مدیران میتوانند افراد را در ساختار سازمانی و تیمهای مختلف تعریف کنند، مسئولیتها را مشخص کرده و وظایف و فعالیتها را به افراد یا تیمهای مرتبط اختصاص دهند.
مهمترین قابلیتها
- مدیریت اعضای سازمان
- ایجاد و مدیریت تیمها
- تعریف ساختار سازمانی
- مدیریت عضویت افراد در تیمها
- تخصیص مسئولیت به افراد
- تخصیص وظایف به افراد و تیمها
- مدیریت نقشها و دسترسیها
- مشاهده فعالیت افراد
- مشاهده فعالیت تیمها
- ارتباط اعضا با پروژهها و اهداف
۷. مدیریت اسناد و فایلها
در بسیاری از سازمانها، فایلها و مستندات بخش جداییناپذیر فعالیتها و پروژهها هستند. تسکینو امکان نگهداری و دسترسی به فایلها و مستندات مرتبط با پروژهها و وظایف را فراهم میکند تا اطلاعات موردنیاز کاربران در کنار همان فعالیت نگهداری شود.
مهمترین قابلیتها
- بارگذاری فایل و مستندات
- پیوست فایل به پروژه
- پیوست فایل به وظیفه
- دسترسی به مستندات مرتبط از محل انجام کار
- مدیریت و مشاهده فایلهای مرتبط
- نگهداری مستندات در کنار فعالیتها
- جلوگیری از پراکندگی مستندات
۸. مدیریت پشتیبانی و تیکتینگ
تسکینو امکان مدیریت فرآیند پشتیبانی مشتریان از طریق سیستم تیکتینگ را فراهم میکند. مشتریان میتوانند درخواستها و مسائل خود را ثبت کنند و کارشناسان نیز بر اساس دپارتمان، موضوع و مسئول مربوطه، تیکتها را بررسی، پیگیری و پاسخ دهند.
مهمترین قابلیتها
- ثبت تیکت توسط مشتری
- مشاهده و مدیریت تیکتها توسط کارشناسان
- پاسخگویی و پیگیری تیکتها
- دستهبندی تیکتها
- تعیین وضعیت تیکت
- تعیین دپارتمان مسئول
- تخصیص تیکت به کارشناس
- جستجو و فیلتر تیکتها
- مدیریت فرآیند پاسخگویی
- ثبت سوابق مکاتبات و پیگیریها
۹. اعلان و اطلاعرسانی
تسکینو با ایجاد سیستم اعلان و اطلاعرسانی، کاربران را از رویدادها و تغییرات مهم مرتبط با فعالیتهایشان مطلع میکند. اختصاص یک وظیفه، تغییر وضعیت، نزدیک شدن به سررسید، ثبت درخواست یا سایر رویدادهای تعریفشده میتواند موجب ارسال اعلان به کاربر شود.
علاوه بر اعلانهای داخلی سامانه، این زیرساخت میتواند برای اتصال به کانالهایی مانند پیامک و پیامرسانها نیز مورد استفاده قرار گیرد تا کاربران حتی در خارج از سامانه از رویدادهای مهم مرتبط با کار خود مطلع شوند.
مهمترین قابلیتها
- اعلان اختصاص وظیفه
- اعلان تغییر وضعیت
- اعلان نزدیک شدن به سررسید
- اعلان رویدادهای مهم
- اعلانهای داخل سامانه
- مدیریت اعلانهای کاربران
- امکان توسعه اعلان پیامکی
- امکان اتصال به پیامرسانها
- ارسال اعلان از طریق ربات
- امکان تعریف کانال مناسب برای انواع اعلان
تسکینو در یک نگاه
و در کنار این جریان اصلی:
- 👥 سازمان و تیمها
- 📁 اسناد و فایلها
- 🎫 پشتیبانی و تیکتینگ
- 🔔 اعلان و اطلاعرسانی
به این ترتیب، تسکینو فقط محلی برای ثبت وظیفه یا مدیریت پروژه نیست؛ بلکه یک محیط یکپارچه برای هدفگذاری، برنامهریزی، اجرای کار، پایش عملکرد و مدیریت فرآیندهای مرتبط با کار در سازمان فراهم میکند.